Klient:innendokumentation mit AGILIA Care : Daten und Prozesse sicher und bedienerfreundlich managen.
Das Sozialunternehmen pro mente OÖ hilft Menschen mit psychosozialen Problemen. Rund 1.500 Mitarbeiter:innen, darunter auch Ehrenamtliche, arbeiten an 180 Standorten. Das Angebot umfasst Vorsorge, Beratung, Therapie, Begleitung und Nachsorge in den Bereichen Arbeit, fähigkeitsorientierte Aktivität, Freizeit und Kommunikation, Psychosoziale Beratung, Krisenhilfe OÖ, Mobile Betreuung und Hilfe, Wohnen, Jugend, Sucht und Suchtprävention. Im Zuge der digitalen Umstellung war es für pro mente OÖ entscheidend, gute Qualität für Klient:innen und Auftraggeber:innen, zufriedene und motivierte Mitarbeiter:innen und stabile Finanzen gleichermaßen zu berücksichtigen. Das im Jahr 2015 neu eingeführte Klient:innendokumentationssystem von AGILIA Care vereint diese Anforderungen mit modernster Technologie, datenschutzkonformer Dokumentation aller Aktivitäten und Kontakte und bedienerfreundlicher Nutzung.
Entscheidung für lokalen Anbieter mit individuellem Service
„Das Team von AGILIA Care hat bereits erfolgreich Projekte mit anderen Sozialunternehmen umgesetzt, die wir live sehen konnten,“ erklärt Michael Gschwandtner, Leiter Qualitätsmanagement bei pro mente OÖ. „Als lokaler Anbieter ist das Team auch persönlich verfügbar, was für uns sehr wichtig war. Außerdem lässt sich AGILIA Care auf unsere speziellen und vielfältigen Einsatzbereiche exakt maßschneidern, was bei anderen Anbietern oft nicht möglich ist“.
Sensible Klient:innendaten umfassend geschützt
Eines der größten Risiken bei der zentralen digitalen Vernetzung ist der Schutz von sensiblen Daten. „Mit AGILIA Care können wir einfach und intelligent regeln, welche Benutzer:innen auf Klient:innendaten zugreifen oder diese bearbeiten können. Zudem können auch vollständig anonymisierte Übersichten auf Knopfdruck erstellt werden“, erklärt Gschwandtner. „Außerdem war es uns aufgrund der DSGVO wichtig, dass unsere Klient:innendaten in einer lokalen Cloud, das heißt in Österreich gespeichert werden. Durch den laufenden persönlichen Kontakt zum AGILIA Care-Team im Rahmen des Supports fühlen wir uns nicht nur sicher, sondern auch zuverlässig und kompetent betreut.“
"Der Datenschutz hat für uns oberste Priorität. Mit AGILIA sehen Mitarbeiter:innen nur jene Einträge, für die sie berechtigt sind. Und die webbasierten Daten sind geschützt und lokal."
„Bei der Entwicklung der Pflegedokumentation lag der Fokus stets darauf, die „pflegende Praxis“ im Alltag technisch optimal zu unterstützen. Das Ergebnis der Zusammenarbeit von pro mente OÖ und ebit ist ein Pflegemodul in Agilia, das alle Anforderungen des GuKG erfüllt und dabei so flexibel gestaltet ist, dass auch seltene und individuelle Einzelfälle/Pflegeabläufe gut abgebildet werden können. Dabei ist es uns gelungen, die Bedienung anwenderInnenfreundlich und weitgehend selbsterklärend zu gestalten.“
„Unsere organisatorischen Prozesse sind mit AGILIA Care jetzt state-of-the-art: einfacher, schneller und auch nutzbringender für die Mitarbeiter:innen. So bleibt
mehr Zeit für die Menschen.“
Vereinfachte bürokratische Prozesse mit Zeitersparnis
„Auch wenn wir die Zeitersparnis durch den Einsatz von AGILIA Care nicht explizit gemessen haben, unsere organisatorischen Pro- zesse für die rund 100 Teams sind jetzt einfacher und schneller“, so Gschwandtner. AGILIA ist über Schnittstellen an interne und externe Anwendungen
angebunden. Klient:innenbezogene Leistungsmessungen werden von den Standorten in Echtzeit übermittelt und die zentrale Erstellung von Statistiken geht auf Knopfdruck. Freie Dienstnehmer:innen können über AGILIA Care ihre Honorarnoten auch gleich direkt in die Personalverrechnung exportieren, und müssen diese nicht extra erstellen, ausdrucken und per Post versenden. „Durch die schrittweise Einführung und die Schulungen in kleinen Gruppen ist die Akzeptanz bei den etwa 1.000 User:innen sehr hoch und sie schätzen das System als nutzbringend für ihre Arbeit“, ergänzt Gschwandtner.
Fazit von Michael Gschwandtner: „Mit AGILIA Care konnten wir unsere komplexen Anforderungen bei der digitalen Umstellung erfolg- reich umsetzen. Sehr zufrieden sind wir auch mit dem Support des AGILIA Care-Teams, das wir als wirklich engagiert erleben. Mit dieser zentralen webbasierten Klient:innen- und Kontaktdokumentation mit sicherem Datenschutz, auf die auch mobil zugegriffen werden kann, bleibt mehr Zeit für die Menschen.“
pro mente OÖ nutzt AGILIA Care ...
... für die zentrale Verwaltung der klient:innenbezogenen Leistungen wie Beratungen, Therapien oder Pflege,
... Planung und Dokumentation von Gruppen und Gruppenveranstaltungen,
... Journalbücher für einzelne Standorte mit übersichtlicher Verwaltung von Kontakten, Terminen und Aufgaben,
... zur Verwaltung der Fähigkeitsorientierten Aktivität inkl. Abrechnung von z.B. Fahrtkostenersatz und Taschengelder,
... zur Einsatzverwaltung für die Krisenhilfe zur Koordination und Alamierung der Krisenteams
... und zum Teil für die Abrechnung der Leistungen mit den verschiedenen Finanzierungsträgern.
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